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La incómoda verdad sobre la productividad


No pedí convertirme en un gurú de la productividad personal, pero de alguna manera mis colegas siguen ofreciéndome como voluntario para el puesto; más recientemente para el podcast Working It de Isabel Berwick, en cuya grabación me sonrojé y, en general, me sentí como un impostor.

Esto se debe en parte a que la práctica de administrar bien su propio tiempo es endiabladamente complicada. Hay tantas cosas que uno podría estar haciendo en un momento determinado, y tantas variables (dónde estás, cuánta energía tienes, si te interrumpen) que todo el ejercicio puede parecer una partida de ajedrez de cinco dimensiones. Eso frecuentemente deja desconcertados incluso a los jugadores más hábiles y experimentados ante un movimiento inesperado.

Hay muchas buenas tácticas que parecen tan obvias que me da vergüenza mencionarlas: escribir tareas, dejar de mirar TikTok, reservar tiempo para lo más importante. Todo muy cierto y, sin embargo, lejos de ser la historia completa.

Entonces, me pregunté, ¿cuáles son los principios secretos, las verdades más profundas, las ideas subestimadas que podrían ayudarnos a todos a hacer más cosas, con menos ansiedad y en menos tiempo? Sugiero tres ideas. Ninguno de ellos es herético, pero todos parecen subestimados.

Primero, mira hacia adelante. Mire hacia adelante más lejos, con más frecuencia y más atención de lo que parece sensato. Comience mirando el calendario de mañana al final de cada día antes de elaborar una lista de cosas por hacer. El viernes por la tarde, mire el calendario de la próxima semana y la semana siguiente. ¿Dónde están los puntos de pellizco? ¿Hay algo que debas hacer para prepararte para la reunión, la fiesta o tu aniversario de bodas?

David Allen, autor del crujiente pero brillante libro Getting Things Done, aconseja seguir mirando cada vez más hacia adelante hasta que las tareas ya no se le ocurran como a usted. Es posible que se sorprenda de todo lo que se le ocurre durante el intento de previsión basado en el diario. Cal Newport, autor de Minimalismo digital, recomienda elaborar un plan trimestral que contenga las líneas generales de lo que espera lograr en los próximos tres meses y recordarlo cada semana.

Allen también recomienda una “revisión semanal” completa no sólo del diario que está por delante sino también del que está detrás, junto con las tareas, proyectos y diversos garabatos en notas Post-it. Esta revisión semanal es posiblemente la piedra angular de todo su sistema. También es el paso que la gente está más tentada a saltarse.

Mirar hacia el futuro es importante por todas las razones obvias, pero también hay un beneficio oculto. Te sientes más tranquilo cuando sabes, en lugar de simplemente tener esperanzas, que eres consciente de lo que previsiblemente te espera. Y si adquieres el hábito de consultar tu calendario y tus listas de tareas, es más probable que confíes en ellos. Esto le permite escribir cosas y luego relajarse, sabiendo que se las recordarán en el momento adecuado.

En segundo lugar, aclarar. Demasiadas cosas permanecen en la bandeja de entrada o en el escritorio porque no nos tomamos el momento necesario para pensar en cuáles son. ¿Es necesario archivarlo como referencia? (Por lo general no.) ¿Es necesario simplemente eliminarlo? (Muy a menudo, sí.) ¿Se requiere una acción simple y única? (En caso afirmativo, tal vez hágalo de inmediato). ¿O hay algo más complicado implícito? (Si es así, tómate un minuto para pensar qué pasos podrían estar involucrados y anótalos.) Es sorprendente cuánto trabajo, desorden o vaga ansiedad se puede acumular simplemente porque dudamos en dar este rápido paso para aclarar nuestros pensamientos.

¿Esto realmente importa? Sí lo hace. Me quedé asombrado al descubrir que no sólo mi estimada colega Pilita Clark tiene más de 100.000 correos electrónicos sin leer, sino que sus amigos y colegas tienen 300.000 o 400.000. ¿Cómo sucede esto?, me pregunté. Entonces me di cuenta de la respuesta. Si sigues mirando los correos electrónicos entrantes y piensas: «Hm, no estoy seguro de qué hacer con eso», eventualmente llegarás a 400.000. Es simplemente el resultado acumulado de 400.000 fracasos individuales al tomar una decisión. Como demuestra Clark, es perfectamente posible prosperar con una bandeja de entrada de este tipo pero, personalmente, prefiero no hacerlo.

En tercer lugar, esté contento. Existe una tentación interminable de creer que en algún momento te harás cargo de todas las tareas, que despejarás el camino y luego, en ese momento, podrás continuar con el trabajo real o descansar. . Estos objetivos son espejismos. Nunca limpiarás las cubiertas; Siempre habrá más que fregar y ordenar. No nos ofrezcamos como voluntarios para el papel de Sísifo: “Sí, reservaré unas vacaciones y comenzaré a escribir una novela, pero primero déjame hacer rodar esa roca colina arriba una vez más”. Cada uno de nosotros tendremos que hacer lo que podamos en el tiempo que se nos ha asignado (ya sea una jornada laboral de ocho horas o una vida de 80 años) y darnos cuenta de que tal vez razonablemente no podríamos haber hecho más.

David Allen ha señalado que si, por algún milagro, pudieras marcar todo lo que tienes en tu lista de cosas por hacer esta noche, mañana por la tarde estarías lleno de energía e ideas. La lista de tareas pendientes no termina hasta que tú lo estés. Aprenda a vivir en paz con ese hecho.

O, para una visión más filosófica de la misma idea, Oliver Burkeman se basa en una frase del escritor argentino Jorge Luis Borges: “El tiempo es la sustancia de la que estoy hecho. El tiempo es un río que me arrastra, pero yo soy el río”. En ese caso, dice Burkeman, en su deliciosamente sabio libro Four Thousand Weeks, deja de anhelar el momento en que puedas agarrarte a un asidero en la orilla, salir del río y relajarte mientras lo ves pasar. Eres el río. No desperdicies el viaje soñando con la orilla del río.

Escrito y publicado por primera vez en el Financial Times el 4 de agosto de 2023.

Mi primer libro para niños, El detective de la verdad, ya está disponible (aún no en Estados Unidos ni Canadá, lo siento).

He montado una tienda en Bookshop en los Estados Unidos y el Reino Unido. Los enlaces a Bookshop y Amazon pueden generar tarifas de referencia.



Tim Harford

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