jueves 9 de noviembre de 2023
Ser productivo en el trabajo, cuidarse, encontrar tiempo para su familia y amigos y seguir las noticias puede resultar abrumador. Para prosperar en este mundo acelerado, necesita una estrategia eficaz de gestión del tiempo.
Eglė Abišalienė, nuestra directora de aprendizaje y desarrollo, y el director ejecutivo, Daugirdas Jankus, organizaron la capacitación sobre gestión y eficacia del tiempo y compartieron sus consejos y trucos para hacer que cada minuto de su tiempo cuente.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo se refiere a planificar su tiempo antes de comenzar a realizar una tarea. De esta manera, puedes controlar cuánto gastas en tareas específicas para trabajar de manera más eficiente.
Las herramientas y prácticas eficaces de gestión del tiempo pueden proporcionar una amplia gama de beneficios tanto en la vida personal como profesional:
- Mejorar el rendimiento. La gestión del tiempo le ayuda a centrarse en tareas importantes evitando distracciones que consumen mucho tiempo. Como resultado, puede producir un trabajo de mejor calidad sin preocuparse por cumplir con el plazo.
- Reducir el estrés y aumentar la confianza. Priorizar y darse suficiente tiempo para realizar las tareas reduce el estrés. Terminar constantemente las listas de tareas diarias es un gran motivador que puede impulsar a las personas a mejorar aún más diversas habilidades.
- Vuélvete más confiable. Administrar su tiempo adecuadamente lo convierte en un empleado más confiable y digno de confianza, lo que lo ayuda a alcanzar sus objetivos profesionales.
Sepa lo que más importa
La gestión eficaz del tiempo resulta más fácil para algunas personas que para otras, pero todos pueden desarrollar hábitos para mejorarla. Sin embargo, hacerlo requiere ciertos conocimientos y las herramientas adecuadas.
Recientemente hemos tenido un taller sobre Gestión del Tiempo y Efectividad. Eglė Abišalienė, directora de Aprendizaje y Desarrollo, compartió cómo realizar consistentemente sus tareas más importantes en medio de urgencias e interrupciones mientras mantiene altos sus niveles de energía.
Priorice las tareas y comuníquese con claridad
Antes de priorizar tareas, identifique sus objetivos a corto y largo plazo relacionados con el trabajo y la vida personal. Esto le brindará un sentido de dirección, lo que le ayudará a decidir hacia dónde dirigir su atención.
“Como dijo Stephen Covey: “Programe las rocas grandes, no clasifique la grava”. Utilice la matriz de Eisenhower para priorizar las tareas, reflexionar sobre cuánto tiempo requieren las actividades diarias y observar qué le está robando tiempo. Por supuesto, necesitarás mucho coraje para decirles a los demás que no podrás realizar determinadas tareas”, explicó Eglė.
Eliminar distracciones
Según Eglė, es fundamental eliminar las distracciones y ordenar el entorno, incluidos el escritorio, el correo electrónico y el escritorio. Cuanto más limpios sean el entorno y los pensamientos, más espacio habrá para nuevas ideas y tareas.
“La multitarea trae distracciones, errores y estrés. Es por eso que debes ir paso a paso: programar un tiempo para verificar los canales de comunicación, usar categorías y reglas, y eliminar todas las notificaciones, señales emergentes y sonidos. Intente apagar el teléfono para maximizar el tiempo dedicado a un proyecto importante. No siempre es necesario estar conectado; puedes programar una parte del día para comunicarte con la gente, responder correos electrónicos y devolver llamadas”, enfatizó.
Mantener la disciplina
Una vez que tenga las reglas a seguir, dedicará menos tiempo a decidir en qué trabajar o posponer las cosas y, en su lugar, hará el trabajo importante. Para mantener esta disciplina, Eglė compartió algunos métodos que vale la pena probar.
“David Allen, en su libro “Getting Things Done”, habla de la regla de los 2 minutos, lo que significa que o abordas una nueva tarea en el momento o la programas para más tarde. Sin embargo, el contexto es muy importante a la hora de decidir si se aplica la regla de los dos minutos. Algunas personas encuentran más útil la técnica Pomodoro: 25 minutos de concentración, 5 minutos de descanso. Cada 4 Pomodoros, te tomas un descanso más largo. Y, por supuesto, la conocida técnica de comerse la rana, que aconseja hacer primero las tareas más difíciles o desagradables”, comparte Eglė Abišalienė.
Encuentre los métodos correctos
Daugirdas Jankus, director ejecutivo de Hostinger, compartió su experiencia y brindó consejos y trucos útiles para ser más eficaz en la gestión del tiempo:
Conócete a ti mismo
Si bien todas las herramientas y métodos son buenos, es necesario conocer sus fortalezas y debilidades para encontrar los que funcionen para usted.
“Utilizo el cuestionario Zone of Genius: esto me permite comprender mejor el contexto, autoevaluar qué estoy haciendo bien o mal y qué tareas no me gusta hacer. También sé exactamente en qué horas soy más productivo durante el día y las uso para tomar las decisiones más importantes”, afirma Daugirdas.
También comparte que una de las mejores fuentes para el autodesarrollo son los Principios de Ray Dalio, ya que te guían a mantener la disciplina y la honestidad contigo mismo y con los demás.
Tareas por lotes
Para afrontar un gran número de tareas, Daugirdas utiliza procesamiento por lotes. Asigna uno o más días a cierto tipo de tareas, ya que le ayuda a mantener la concentración y hacer más en menos tiempo.
“Recibo mucha información nueva a lo largo del día; Lo muevo a otras plataformas, no para desviarme del trabajo que estoy haciendo en ese momento, sino para poder volver a él más adelante. Para nuestra empresa, tener un completo dia de aprendizaje ayuda a recargar energías, mejorar las habilidades actuales y aprender otras nuevas. Se lo recomiendo a otros”, destacó Daugirdas Jankus.
Compartió que varias técnicas lo ayudan a lidiar con un gran volumen de información diariamente: archivar pestañas antiguas diariamente, mantener el navegador ordenado y usar una aplicación de lectura que ayuda a recopilar y agrupar lecturas, facilitando el regreso a ellas.
La planificación es la clave
La peor manera de empezar un día es sin tener una idea clara de lo que hay que hacer.
Si bien surgirán eventos inesperados durante el día, seguirás siendo más productivo con un plan. Daugirdas utiliza herramientas de planificación para su vida profesional y personal diaria. “Empiezo mi día revisando todas las tareas, ya que marco casi todo, desde mis reuniones hasta objetivos a largo plazo o incluso presentar ideas a mi madre. Me ayuda a ver el panorama más amplio y priorizar esas tareas. Cada viernes planifico la próxima semana y dedico tiempo a las tareas más importantes”, comparte Daugirdas.
Pequeños pasos – Grandes resultados
Mientras reflexionamos sobre las técnicas de priorización de tareas, los consejos para administrar el tiempo y el arte de decir no, es importante recordar que no existe una solución única para todos. Es esencial adaptar estos consejos a su estilo de vida y sus objetivos.
Daugirdas y Eglė coincidieron en que incorporar al menos uno o dos métodos y herramientas de gestión del tiempo a la rutina puede definir cómo se superan las tareas, ya que pequeños cambios pueden conducir a grandes resultados.
Como parte del equipo de comunicaciones de Hostinger, Kotryna es responsable de construir y mantener relaciones con los medios de comunicación y garantizar que los logros e iniciativas de la organización reciban reconocimiento público. En su tiempo libre, a Kotryna le gusta explorar nuevos lugares y tomar fotografías.